Travail - La Commission du Travail du Manitoba
Directives pour les audiences par vidéoconférence ou en mode hybride
Conférences de gestion des causes
La Commission du travail (la Commision) tient une conférence de gestion des causes (la conférence) avant la tenue de toute audience. La conférence sera organisée par l’agent de la Commission chargé de la cause et se déroulera généralement de manière virtuelle au moyen de Microsoft Teams.
Il est préférable que chaque participant dispose de l’équipement compatible nécessaire pour participer à la conférence virtuelle, y compris d’un microphone et d’une caméra vidéo (p. ex. un ordinateur portatif, une tablette ou un ordinateur de bureau, une webcam et des écouteurs). Les participants doivent confirmer que leur emplacement dispose d’une connexion Internet adéquate pour pouvoir utiliser la vidéoconférence sans interruption. La caméra doit être placée de manière à ce que le visage du participant soit bien éclairé et situé devant un arrière-plan neutre qui ne distrait pas l’attention, et à ce que seules la tête et les épaules du participant soient visibles.
Les participants qui ne disposent pas d’une connexion Internet, d’un équipement ou d’un emplacement adéquat doivent s’entretenir avec l’agent de la Commission pour trouver une solution de rechange.
Au cours de la conférence, la Commission fixera le calendrier de l’audience et décidera si elle se déroulera en personne, virtuellement ou en mode hybride, certains participants assistant à la réunion de la Commission virtuellement et d’autres en personne. Les parties pourraient également souhaiter discuter de toute question préliminaire, y compris le dépôt de documents, la convocation de témoins ou toute autre question susceptible d’aider au bon déroulement de l’audience. Les conférences de gestion des causes durent généralement moins d’une heure et portent principalement sur les questions de procédure.
Audiences
Pour les audiences en personne ou en mode hybride, les parties sont invitées à limiter le nombre d’observateurs dans la salle d’audience. Toute personne souhaitant assister virtuellement à l’audience doit communiquer avec la Commission pour obtenir le lien de la vidéoconférence. Les participants qui assistent virtuellement à l’audience sont priés de se connecter à la conférence au moins 10 minutes avant l’heure prévue du début de celle-ci.
Circonstances inattendues
Tout participant qui a temporairement perdu sa connexion à l’audience doit communiquer sur-le-champ avec l’agent de la Commission, soit par courriel, soit par téléphone.
Si les problèmes techniques persistent ou si la plateforme virtuelle ne fonctionne pas comme prévu, la Commission peut ajourner l’audience et la reporter si nécessaire.
Confidentialité et enregistrement
Tous les participants à une audience, y compris les observateurs, doivent être mentionnés dès le début. De plus, la Commission doit être informée de l’arrivée de tout nouveau participant à l’audience. Les audiences ne sont pas enregistrées par la Commission, et aucun participant ou observateur ne doit enregistrer quelque partie que ce soit des procédures.
Documents
Dans tous les cas, les parties sont encouragées à travailler ensemble pour préparer un recueil conjoint de documents documents. Les parties sont également invitées à collaborer pour préparer et déposer un exposé conjoint des faits afin d’accélérer le processus d’audience. Un agent de la Commission est là pour aider les parties à préparer ces documents.
Dans tous les cas, tous les documents qu’une partie a l’intention de présenter comme preuves doivent être déposés par voie électronique en format PDF, cinq jours avant l’audience ou à tout autre moment indiqué par la Commission.
L’agent de la Commission préparera et distribuera les documents déposés par voie électronique avant l’audience. Si nécessaire, il préparera des copies papier pour les membres de la Commission et les témoins en vue des audiences en personne ou en mode hybride.
Lorsqu’une partie souhaite présenter un document qui n’a pas été divulgué auparavant, elle est tenue de fournir immédiatement une copie électronique à la Commission et six copies papier lors de l’audience.
Tout renseignement confidentiel figurant sur les documents (p. ex. identificateurs personnels, numéros d’assurance sociale, renseignements médicaux protégés) qui n’est pas pertinent pour la procédure doit être expurgé avant que les documents soient déposés auprès de la Commission.
Témoins participant à l’audience par vidéoconférence
Les parties doivent veiller à ce que leurs témoins soient disponibles et prêts à participer à l’audience. Lorsqu’une audience se déroule virtuellement, les parties sont également tenues de veiller à ce que l’emplacement à distance où se trouve le participant dispose d’une connexion Internet ayant une largeur de bande suffisante et à ce que les témoins disposent d’un équipement compatible et en bon état de marche leur permettant de participer à l’audience par vidéoconférence.
Les parties doivent assurer que tous les témoins connaissent et respectent les pratiques ci-dessous lorsqu’ils participent à une vidéoconférence :
- Le témoin doit faire une affirmation solennelle ou prêter serment à distance auprès de l’agent de la Commission.
- Lors de sa déposition, le témoin doit être assis à un bureau ou à une table vide, et son visage doit être clairement visible dans la vidéo.
- Le témoin doit fermer tout autre programme ou application de communication sur son appareil lorsqu’il témoigne.
- Si le témoin souhaite se reporter à des notes, la Commission doit en être informée au préalable et décider si le témoin est autorisé à le faire pendant sa déposition.
- Dans la mesure du possible, la webcam doit être positionnée à la hauteur du visage, relativement près du témoin (p. ex. en installant l’ordinateur portatif sur une pile de livres).
- Les témoins ne sont pas autorisés à utiliser un « arrière-plan virtuel ». À la place, l’emplacement à distance d’où ils témoignent doit être visible.
- Les témoins doivent parler directement à la caméra pendant leur témoignage.
- Les témoins doivent confirmer qu’aucune personne non autorisée n’est présente.
- À la fin de leur déposition, les témoins peuvent quitter la vidéoconférence ou rester en tant qu’observateurs.
Demande de mesures d’adaptation
Les parties et les témoins doivent informer le bureau de la Commission le plus tôt possible s’ils ont besoin de mesures d’adaptation au cours de la procédure d’audience. Cela signifie qu’il faut fournir un soutien et des ressources appropriés aux parties et aux témoins qui ont besoin d’une aide supplémentaire pour participer à l’audience.
Accès du public
Les audiences à distance, comme la plupart des procédures de la Commission, sont ouvertes au public, sauf décision contraire de la Commission.
